Studi Kasus Analisis Perancangan Sistem

Latar Belakang Masalah

Pada sistem yang berjalan saat ini, manajemen pencatatan logistik pada PT. Grafika Group masih menerapkan sistem konvensional menggunakan file woksheet dengan aplikasi Ms. Excel.

Pencatatan tersebut difungsikan salah satunya adalah untuk mengontrol pengiriman stok barang dari pusat ke daerah. Format worksheet yang dikirimkan oleh kantor pusat sudah terdapat berbagai macam rumus yang siap digunakan didalamnya. Format yang sama juga dimiliki oleh grup perusahaan yang lain. Pelaporan file tersebut dikirimkan secara berkala ke kantor pusat melalui fasilitas email.

Cara ini dianggap kurang efektif dan menghadapi masalah-masalah sbb:

1. File pelaporan rentan terhadap serangan virus komputer

2. File tersebut rentan dimanipulasi oleh pihak yang tidak bertanggungjawab

3. Sistem pengiriman pelaporan masih manual melalui email

4. Sistem pencatatan tidak efisien karena hanya bisa dilakukan dikantor melalui komputer desktop

5. Penyimpanan data yang kurang baik, sehingga terjadi pemborosan waktu

Dari rumusan masalah diatas diperoleh kesimpulan bahwa sistem manajemen logistik yang berjalan saat ini masih terdapat kendala dan proses yang panjang.

Solusi Pemecahan Masalah

Kelemahan yang terjadi pada sistem lama dirasakan kurang efisien dari sisi waktu, tempat dan materi. Maka dari itu dapat diusulkan suatu perbaikan pada sistem PT. Grafika group tersebut. Dalam hal ini, aplikasi khusus dapat dihasilkan dengan bahasa pemrograman web dan database mysql.

Aplikasi tersebut akan di publish secara online sehingga dapat dijalankan dimana saja dan bisa akses melalui perangkat yang memiliki aplikasi browser seperti mobile phone.

Karena kemudahan untuk menjangkaunya sehingga sistem dapat diupdate kapan saja, dan sistem security yang ditawarkan pun lebih baik dari sistem yang berjalan sebelumnya.

Sistem informasi tersebut bersifat terpusat sehingga semua data yang dimasukkan kedalam aplikasi tersebut secara otomatis akan terkirim ke server kantor pusat, dan dengan ini monitoring data group daerah oleh admin pusat menjadi lebih mudah dari pada menggunakan file worksheet Ms. Excel.

Dari segi materi dapat dilakukan penghematan karena dengan perangkat mobile saja sistem sudah dapat diakses dan diupdate dari sana sehingga dengan ini diharapkan dapat meminimalkan pengeluaran perusahaan terutama untuk biaya maintenance komputer operator atau admin disebabkan maintenance hanya dilakukan pada server pusat saja.