Tips Menarik Cara Membuat Rapat Kantormu Menjadi Lebih Singkat

JURNAL IT - Kalau kamu kerja kantoran standar, bahkan dari jarak jauh, pasti kamu menghabiskan lebih banyak waktu dalam rapat daripada yang kamu inginkan.

Tahun lalu, hasil survei dari perusahaan AI customer engagement, Dialpad, menemukan bahwa 83 persen dari 2.800 responden mengaku menghabiskan waktu empat hingga 12 jam seminggu dalam rapat.

Kalau kamu pendiri atau eksekutif, bisa jadi waktumu bahkan lebih dari 20 jam.

Meeting Hybrid

Tidak heran kalau kamu merasa lelah. Entah itu rapat virtual atau tatap muka, rapat membutuhkan fokus dan bisa bikin capek, terutama buat kamu yang introvert dan tidak terlalu bersemangat kalau harus berinteraksi dengan rekan kerja.

Meskipun begitu, kecuali kalau perusahaanmu berani menghilangkan jenis rapat tertentu, seperti yang dikatakan Shopify awal tahun ini, kemungkinan besar kamu tidak bisa menghindar dari rapat sama sekali.

Tapi setidaknya kamu bisa mencoba untuk membuatnya lebih singkat, terutama kalau kamu sendiri yang mengatur rapat tersebut.

Rapat karyawan biasanya terlalu lama, terbawa-bawa masalah Zoom, obrolan tidak penting, dan kurangnya agenda yang jelas.

Tidak ada strategi yang sempurna, tapi berikut ini ada beberapa ide buat mempersingkat waktu yang kamu habiskan dalam neraka rapat.

Cara Membuat Rapat Virtual Lebih Singkat

Kalau kamu yang mengatur jadwal rapat, coba deh hindari rapat selama 1 jam atau 45 menit, kecuali memang benar-benar penting atau melibatkan banyak tim yang harus mempresentasikan update.

Tanya pada dirimu sendiri: "Bisakah kita selesaikan semuanya dalam waktu 30 menit? Atau mungkin 15 menit?" Jangan terlalu berlebihan dengan waktu yang kamu tetapkan di agenda.

Sebelum mengirim undangan, tanya pada dirimu sendiri: "Apakah semua orang ini perlu hadir dalam rapat ini?"

Kalau memang tidak perlu, kamu bisa memberikan update singkat kepada mereka yang absen, kalau memang diperlukan.

Rapat dengan terlalu banyak peserta juga cenderung berlangsung lebih lama.

Orang yang mengatur rapat seharusnya yang memimpin diskusi dan tetap memperhatikan agar rapat tetap pada jalur yang benar dan sesuai waktu yang ditentukan.

Meeting online yang terlalu lama bisa membuat jenuh

Kalau kamu yang mengatur rapat dan hal ini bukan keahlianmu, serahkan kepemimpinan rapat kepada orang lain.

Jangan biarkan rapat berjalan tanpa ada yang bertanggung jawab; cara seperti itu hanya akan membuat rapat jadi ngaco dan berlangsung terlalu lama.

Sejak pandemi, Zoom jadi alat yang hampir semua orang harus pakai, mulai dari CEO sampai siswa SD.

Tapi anehnya, orang-orang kayaknya masih belum terlalu lihai dalam mengoperasikan tombol-tombol kontrol Zoom dan bikin suara jadi bermasalah.

Sudah tahun 2023 tapi rapat masih saja terdengar pertanyaan seperti, "Denger nggak suara gue? Nggak ada yang kedengeran?"

Kasih tahu peserta sebelumnya kalau ruang rapat virtual akan dibuka 10 menit lebih awal untuk memberikan waktu "menyetel mikrofon dan kamera".

Kalau memungkinkan, ada orang di ruang rapat yang bisa bantu mengatasi masalah itu.

Konsistenlah dalam menggunakan platform virtual untuk rapat. Kalau bolak-balik antara Zoom, Microsoft Teams, dan Google Meet, justru bikin ribet dan bisa bikin rapat molor.

Buat semua jenis rapat, pastikan ada agenda. Tidak ada yang bikin rapat berlarut-larut selain kurangnya tindakan dan obrolan tidak jelas.

Ngomong-ngomong soal obrolan, batasi waktu untuk obrolan tidak penting selama 5 menit (atau lebih singkat).

Kalau tim sudah lama tidak ketemu, ngobrol santai sebentar masih boleh, tapi jangan biarkan itu mengalihkan perhatian dari agenda rapat.

Untuk rapat rutin, obrolan sosial bisa ditunda sampai setelah rapat selesai.

Kalau peserta merasa terburu-buru dan enggan dengan ide rapat yang lebih singkat, ingatkan mereka bahwa waktu adalah uang.

Kamu bisa ambil contoh "Kalkulasi Berapa Banyak Rapat Ini Menghabiskan Uang Kami?" yang bisa kasih gambaran seberapa banyak uang yang terbuang dalam rapat yang lama.

Cara Membuat Rapat Hibrid dan Tatap Muka Menjadi Lebih Singkat

Seperti halnya rapat virtual, buka ruang rapat online dan ruang tatap muka 5 - 10 menit lebih awal, dan pastikan sebelumnya kalau rapat hibrid (gabungan rapat virtual dan tatap muka) tidak akan ditunda buat yang online untuk menyiapkan diri.

Susah mengatur gangguan orang-orang yang tidak ada di ruangan, tapi buat yang ikut langsung, pertimbangkan untuk punya kebijakan "tidak boleh ada gangguan telepon" selama rapat.

Matikan suara ponsel dan simpan, kecuali dalam keadaan darurat. Daripada kasih alasan buat orang melihat agenda di ponsel, coba print agenda rapat.

Kelihatannya seperti boros kertas, tapi untuk membuat orang melihat ke luar layar mungkin sepadan.

Terkait soal agenda, agenda kamu, apa pun jenis rapatnya, harus mencantumkan waktu diskusi yang ditargetkan untuk setiap topik utama.

Ada topik yang cuma butuh 5 menit, sementara topik lain mungkin butuh 15 menit atau lebih. Catat waktunya biar peserta tahu prioritas waktu yang harus diperhatikan.

Kalau mau naik level, coba lakukan seperti yang para pembuat podcast lakukan buat ngatur waktu: Gunakan countdown timer ala "Pardon the Interruption" buat tiap topik rapat.

Banyak aplikasi atau situs web countdown timer gratis yang bisa kamu temukan. Salah satunya BigTimer.net yang paling gampang digunakan.

Bisa dipakai dari browser apa pun, bisa disesuaikan, dan tidak menambah biaya apapun buat rapatmu.

Pilihan camilan saat rapat

Nah, sekarang kita bahas soal makanan. Iya, makanan.

Pernah mengalami rapat yang berantakan total gara-gara ada kue ulang tahun atau hidangan yang menghabiskan waktu 10 atau 15 menit sebelum rapat dimulai?

Orang-orang yang mengambil makanan dari hidangan buah dan sayur bisa bikin waktu jadi terbuang, tidak cuma buat yang ikut rapat online yang tidak bisa ikutan makanan itu.

Kalau memang perlu adakan camilan buat rapat, pastikan makanannya yang bisa diambil dan dimakan dengan cepat. Target waktumu bisa jadi terancam.

Terakhir, kalau semua topik pembicaraan sudah selesai, tindakan udah ditugaskan, dan masih ada waktu tersisa dalam rapat, jangan ragu buat mengakhirinya lebih awal.

Kamu akan jadi pahlawan kantor kalau bisa membantu rekan kerjamu mendapatkan sedikit waktu mereka.

Jaga kewaspadaan: Jangan biarkan rapat yang panjang dan tidak efisien jadi hal yang biasa.(*)